Obsługa procesów, etapów i zadań

 Rozwiń sekcje Poprzednia Do góry Następna

System umożliwia obsługę kontrahentów potencjalnych, polis, slipów, umów generalnych i szkód w oparciu o szablonowe procesy w skład których wchodzą etapy i zadania.

 

toggle_minus_outline_redSzablony zadań

Szablony zadań mogą być wykorzystywane podczas tworzenia szablonów procesów. Lista wszystkich dostępnych szablonów zadań dostępna jest po kliknięciu w menu Konfiguracja, zakładka Szablony zadań.

 

Za pośrednictwem zakładki możliwe jest:

•utworzenie nowego szablonu zadania,

•edytowanie istniejących szablonów zadań,

•wyszukiwanie i sortowanie  listy szablonów zadań na liście (więcej informacji w rozdziale: Praca z aplikacją),

•oznaczenie zadania znacznikiem Kamień milowy oraz Zadanie obligatoryjne.

 

Kamień milowy – takie oznaczenie zadania, realizowanego w ramach procesu spowoduje, że po jego zakończeniu dany etap procesu automatycznie zostanie zakończony lub wysłany do akceptacji.

Zadanie obligatoryjne – takie oznaczenie zadania, realizowanego w ramach procesu spowoduje, że bez jego zakończenia nie będzie można zakończyć etapu ani wysłać go do akceptacji.

 

Utworzenie nowego szablonu zadania

1.Wybierz menu Konfiguracja, kliknij Szablony zadań.

2.Gdy wyświetli się lista szablonów zadań wybierz Nowy szablon zadania.

3.W otwartym oknie uzupełnij wymagane pola: Tytuł, Kategoria, Priorytet, Opis.

4.W razie potrzeby oznacz zadanie znacznikiem Kamień milowy oraz Zadanie obligatoryjne.

5.Kliknij Zapisz i zamknij. Zapisany szablon pojawi się na liście wszystkich szablonów zadań.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   
toggle_minus_outline_redSzablony procesów

Lista wszystkich dostępnych szablonów procesów dostępna jest po kliknięciu w menu Konfiguracja, zakładka Szablony procesów. Procesy mogą być realizowane w ramach kontrahentów potencjalnych, polis, slipów, umów generalnych i szkód.

 

W tym miejscu możliwe jest:

•tworzenie nowego szablonu procesu,

•edytowanie istniejących szablonów procesów,

•wyszukiwanie i sortowanie listy procesów na liście (więcej informacji w rozdziale: Praca z aplikacją),

•oznaczenie etapu zdefiniowanego w ramach procesu znacznikiem Etap obligatoryjny oraz Wymaga akceptacji.

 

Utworzenie nowego szablonu procesu

1.Wybierz menu Konfiguracja, kliknij Szablony procesów.

2.Gdy wyświetli się lista szablonów procesów wybierz Nowy szablon procesu.

3.W otwartym oknie uzupełnij wymagane pola: Nazwa, Powiązany z, Status, Autor, Opis.

4.Kliknij Zapisz. Zostaniesz przeniesiony do nowo utworzonego procesu, na zakładkę Dane.

5.Żeby zdefiniować etap przejdź do zakładki Struktura procesu, kliknij przycisk Dodaj.

6.Uzupełnij dostępne pola, w razie potrzeby oznacz etap znacznikiem Etap Obligatoryjny, lub Wymaga akceptacji.

7.Przypisz zadania do etapu z listy znajdującej się po prawej stronie ekranu (klikając 71  przy danym zadaniu).

 

Etap obligatoryjny – takie oznaczenie etapu sprawia, że bez zakończenia tego etapu formalnie nie jest możliwe realizowanie zadań z kolejnych etapów. Zadania te są zablokowane.

Wymaga akceptacji – takie oznaczenie etapu sprawia, że do jego zakończenia wymagana jest akceptacja użytkownika z rolą manager.

 

09r

Edycja szablonu procesu, który jest wykorzystywany w uruchomionym procesie nie jest możliwa. Aby stworzyć nowy szablon w oparciu o bieżący na liście szablonów procesów użyj przycisku Utwórz kopię i wprowadź zmiany na kopii procesu źródłowego.

 

05o

Oznaczenie w szablonie statusu Aktywny spowoduje, że dany szablon będzie dostępny do wyboru przy zakładaniu nowego obiektu.

 

Dzięki przypisaniu procesu do danego obiektu możliwe jest:

•weryfikowanie etapów i zadań dostępnych w realizowanym procesie,

•prezentowanie szczegółów etapów i zadań,

•wykonywanie akcji etapów, zadań i procesów,

•monitorowanie statusu zadań i etapów,

•wysyłanie etapów do akceptacji.

 
toggle_minus_outline_redObsługa obiektu z udziałem procesu

Poniżej przykładowy opis obsługi slipu brokerskiego z udziałem procesu.

1.Zdefiniuj szablon procesu (więcej informacji powyżej).

2.Wybierz realizowany proces (przejdź do zakładki Produkcja, kliknij menu Slipy brokerskie, następnie otwórz Nowy slip, w zakładce Dane podstawowe wybierz proces).

3.Po uzupełnieniu informacji zapisz zmiany. Zostaniesz przeniesiony do szczegółów nowo utworzonego slipu. Po lewej stronie panelu jest widoczny proces obsługi slipu z podziałem na etapy i zadania.

 

09r

Nazwy poszczególnych etapów i zadań należy zdefiniować na etapie tworzenia szablonu procesu. Po uruchomieniu procesu przy obsłudze danego obiektu, nie ma już możliwości edycji danych dotyczących procesu.

 

77

 

Widok szczegółów procesu

1.Po kliknięciu w znak 79 znajdujący się przy nazwie danego etapu zobaczysz jego opis wprowadzony w szablonie procesu.

2.Pod nazwą etapu znajduje się termin jego wykonania. Znak 80przy dacie informuje o przekroczeniu terminu realizacji etapu.

3.Po kliknięciu w nazwę etapu, rozwija się lista zadań (jeżeli zostały zdefiniowane na etapie tworzenia szablonu procesu). W tym miejscu widoczne są statusy poszczególnych zadań: Nowe, W trakcie, Odroczone, Usunięte, Wykonane.

4.Przy etapach występują znaczniki Etap obligatoryjny 81i Wymaga akceptacji 78. Więcej informacji powyżej.

5.Przy zadaniach dostępne są znaczniki Zadanie obligatoryjne 81i Kamień milowy 82. więcej informacji powyżej.

 

Różne typy akcji do wyboru

Użytkownik, nie będący opiekunem głównym widzi znaczniki, nazwy i terminy poszczególnych etapów i zadań, może wykonywać określone czynności, wchodząc w szczegóły zadania (jeśli  edycja nie została wcześniej zablokowana) np. zmienić status, ustawić priorytet, termin realizacji zadania, wskazać obiekty powiązane, uzupełnić opis dotyczący zadania, wstawić komentarze.

 

Użytkownik, który jest opiekunem głównym danego obiektu, dodatkowo ma dostęp do akcji takich jak:

87

Jeżeli przy etapie występuje znacznik Wymaga akceptacji 78to zakończenie etapu będzie możliwe po uprzednim zatwierdzeniu etapu przez użytkownika z rolą Manager. W przypadku pewnych braków dotyczących realizacji etapu użytkownik z rolą Manager może nie zaakceptować etapu. Ewentualne komentarze dotyczące decyzji o akceptacji lub odrzuceniu etapu są widoczne w zakładce Historia danego obiektu.

85

Klikniecie przycisku umożliwia zamknięcie etapu i przejście do następnego etapu.

84

Kliknięcie przycisku umożliwia zakończenie procesu z opcją wyboru statusu: Zrealizowany, Niezrealizowany. Po zakończeniu procesu dany obiekt dalej jest widoczny w systemie.

83

Anulowanie procesu jest możliwe w każdym momencie.

 

Użytkownik z rolą Manager dodatkowo ma dostęp do akcji takich jak:

89

Przyciski są dostępne jeżeli przy etapie występuje znacznik Wymaga akceptacji 78 a użytkownik, który jest opiekunem główny wykonał akcję Do akceptacji. Powiadomienie o konieczności akceptacji etapu zostanie wysłane do użytkownika z rolą Manager i  będzie widoczne w Oknie głównym tego użytkownika w zakładce Zdarzenia oraz w panelu alertów.

Jeżeli użytkownik z rolą Manager:

•kliknie Zaakceptuj, to etap automatycznie zostanie zakończony a opiekun główny otrzyma stosowne powiadomienie w panelu alertów.

•kliknie Odrzuć, opiekun główny będzie musiał uzupełnić braki, następnie może ponownie wysłać etap do akceptacji użytkownika z rolą Manager.

 

09r

Użytkownik z rolą Manager może wprowadzać zmiany w szczegółach zablokowanego zadania.

 

05o

Realizacja procesu z uwzględnieniem wyżej opisanych kroków jest również możliwa przy obsłudze kontrahentów potencjalnych, polis, umów generalnych i szkód.