Poczta e-mail

 Rozwiń sekcje Poprzednia Do góry Następna

Możesz zintegrować swoją skrzynkę e-mail (np. Outlook, Thunderbird, Gmail itp.) z systemem, dzięki temu widok skrzynki pocztowej będzie dostępny w systemie, oprócz tego możesz odbierać i wysyłać wszystkie wiadomości z poziomu systemu.

 

toggle_minus_outline_redKonfiguracja poczty e-mail

1.Wejdź w profil użytkownika klikając jego nazwę widoczną w prawym, górnym rogu ekranu.

2.Następnie przejść na zakładkę Dane.

3.W sekcji Integracja z pocztą e-mail kliknij przycisk Edytuj.

4.Zaznacz checkbox Nowy status integracji.

5.Wprowadź login i hasło poczty e-mail i kliknij Zapisz.

 

05o

Jeśli integracja z pocztą e-mail jest włączona, w zakładce Dane pojawia się przycisk umożliwiający edycję stopki.

   Dodatkowe parametry konfiguracji poczty e-mail zostały opisane w rozdziale Ustawienie połączenia z pocztą                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

toggle_minus_outline_redWidok poczty e-mail

Po kliknięciu w ikonę poczty e-mail, w prawym górnym rogu ekranu przejdziesz do widoku skrzynki odbiorczej. W górnej części okna umieszczone są przyciski: Nowa wiadomość e-mail, Szczegóły, Przypnij, Drukuj, Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Prześlij dalej i Usuń zaznaczone. Po lewej stronie możesz przejść do  wiadomości odebranych,  wysłanych, usuniętych oraz do kopii roboczych.

 
toggle_minus_outline_redFunkcje poczty e-mail

•obsługa prawego przycisku myszy,

•przycisk Prześlij dalej dla każdego e-maila,

•osobne skrzynki dla wiadomości odebranych, wysłanych, roboczych oraz usuniętych,

•możliwość dodawania załączników do e-maili tworzonych w systemie,

•zapisywanie załączników z odebranych e-maili pojedynczo lub zbiorczo w postaci paczki dokumentów,

•zapisywanie załączników z e-maila bezpośrednio do zakładki z załącznikami w systemie,

•podpinanie e-maili do kluczowych obiektów w systemie,

•możliwość wydrukowania wiadomości e-mail,

•obsługa stopki,

•konfiguracja połączenia z serwerem poczty elektronicznej bezpośrednio z poziomu systemu,

•obsługa szablonów wiadomości e-mail.

 
toggle_minus_outline_redPowiadomienia mailowe

System umożliwia tworzenie/edycję powiadomienia wysyłanego automatycznie, które informuje kontrahentów o zbliżających się płatnościach.

 

1.Wejdź w menu Konfiguracja, wybierz opcję Szablony powiadomień.

2.Kliknij przycisk Edytuj obok szablonu.

3.Uzupełnij szablon, używając dostępnych znaczników, następnie zapisz wprowadzone zmiany.

 

05o

Sam decydujesz, który z kontrahentów ma otrzymywać powiadomienie mailowe. Opcja pozwalająca na aktywację/dezaktywację powiadomienia znajduje się w  profilu każdego kontrahenta w zakładce Dane. Domyślnie, powiadomienia mailowe dla nowego kontrahenta są nieaktywne.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         
toggle_minus_outline_redPrzypinanie wiadomości e-mail do kluczowych obiektów w systemie

1.Kliknij w ikonę poczty e-mail, w prawym górnym rogu ekranu.

2.Wyszukaj wiadomości w menu głównym poczty i zaznacz wybrane elementy (podświetlą się na niebiesko), następnie kliknij Przypnij.

3.W otwartym oknie kliknij Przypnij obiekt.

4.Wyszukaj obiekt za pomocą smart filtru. Po wyszukaniu zapisz zmiany.

5.Wybrany obiekt, pod który przypięto wiadomość e-mail, pojawi się jako link w kolumnie Przypięty do.

 

09r

Na tych obiektach, do których można przypinać wiadomości, dostępna jest zakładka Korespondencja. Za pośrednictwem tej zakładki można zobaczyć podpięte wcześniej e-maile.

 

05o

Jedną wiadomość e-mail można podpinać do wielu obiektów jednocześnie.

Mail może zostać odpięty od obiektu tylko przez opiekuna głównego tego obiektu.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

toggle_minus_outline_redWysyłanie wiadomości e-mail z kluczowych obiektów

System umożliwia wysyłanie poczty e-mail bezpośrednio z danego obiektu. E-mail wysłany z zakładki Korespondencja na danym obiekcie zostanie przypisany do tego obiektu i wszystkie wiadomości w ramach jednego wątku również trafią do zakładki Korespondencja na tym obiekcie. Wiadomość z/do konkretnego obiektu będzie także widoczna w głównym widoku skrzynki pocztowej (wiadomości wysłane i odebrane) z adnotacją w kolumnie Przypięty do i linkiem do danego obiektu.

 
toggle_minus_outline_redDołączanie załączników z dysku do wiadomości e-mail

1.Kliknij w ikonę poczty e-mail, w prawym górnym rogu ekranu.

2.Kliknij Nowa wiadomość e-mail, przejdź na zakładkę Załączniki i kliknij Wybierz.

3.W nowym oknie kliknij Przypnij obiekt.

4.Wskaż plik.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

toggle_minus_outline_redPobieranie załączników na dysk z wiadomości e-mail

Z poziomu zakładki Załączniki widocznej po przejściu do szczegółów wiadomości e-mail można pobierać załączniki na dysk pojedynczo lub masowo (do skompresowanego pliku .zip). Można to zrobić również poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy w widoku skrzynki odbiorczej, pojedynczo lub masowo – po zaznaczeniu kilku wiadomości.

 
toggle_minus_outline_redPobieranie załączników z poziomu konkretnego obiektu

1.Wybierz obiekt (np. umowę generalną), przejdź do zakładki Korespondencja.

2.Zaznacz wiadomość i kliknij Szczegóły.

3.W widoku szczegółów wiadomości e-mail, w zakładce Załączniki zaznacz opcję Kopiuj zaznaczone do obiektu. Po zaznaczeniu wybranego załącznika można skopiować go do powiązanego obiektu, klikając Tak w oknie dialogowym.

4.Pliki pojawią się w zakładce Załączniki w widoku szczegółów danego obiektu.

 

05o

Załączniki przypisane do danego obiektu można podpinać do nowej wiadomości e-mail wysyłanej z poziomu tego obiektu. Aby to zrobić, w otwartym oknie nowej wiadomości e-mail w sekcji Załączniki z powiązanego obiektu zaznacz checkbox przy wybranym załączniku.

 
toggle_minus_outline_redOpcje dostępne pod prawym przyciskiem myszy

W zależności od miejsca w skrzynce pocztowej (zakładki Odebrane, Wysłane, Kopie robocze, Usunięte), po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w daną wiadomość uzyskujesz dostęp do różnych opcji: podgląd szczegółów wiadomości, przypięcie wiadomości do danego obiektu, odpowiedź, odpowiedź dalej, odpowiedź wszystkim, prześlij dalej, pobierz załączniki, oznacz jako przeczytane, oznacz jako nieprzeczytane, usuń.