Rejestracja faktury

 Poprzednia Do góry Następna

Ręczna rejestracja faktury

1.Wybierz menu Produkcja, kliknij Faktury.

2.Kliknij Nowa faktura.

3.W otwartym oknie uzupełnij dane:

•Nabywca - czyli TU, dla którego jest wystawiana faktura,

•Data wystawienia oraz Data sprzedaży (domyślnie daty ustawione są na datę bieżącą),

•Sposób płatności oraz Termin płatności,

•opcjonalnie wprowadź notatkę w polu Adnotacja do faktury,

•w polu Status pozostaw domyślną wartość Nowa.

4.Zapisz zmiany klikając Zapisz.

 

Automatyczna rejestracja faktury

W celu zarejestrowania faktury prowizyjnej na podstawie wygenerowanego rozliczenia należy uprzednio zaimportowane pozycje wpłat i zwrotów rozliczyć (muszą posiadać status Rozliczona na wygenerowanym rozliczeniu – patrz opis w rozdziale Obsługa wygenerowanego rozliczenia. W przypadku wpłat/zwrotów, które znajdują się w statusie innym niż Rozliczona System uniemożliwi generowanie faktury prowizyjnej.

1.Wejdź na szczegóły wygenerowanego rozliczenia.

2.Upewnij się, że wszystkie pozycje wpłat, na podstawie których ma zostać wygenerowana faktura prowizyjna znajdują się w statusie Rozliczona.

3.Na liście wpłat wybierz wszystkie pozycje, na podstawie których ma zostać wygenerowana faktura prowizyjna, a następnie kliknij Generuj fakturę.

4.Otworzy się formularz rejestracji nowej faktury prowizyjnej z automatycznie uzupełnionym polem Nabywca (nazwa TU, którego dotyczy rozliczenie z poziomu, którego generowana jest faktura). Pole nie jest przeznaczone do edycji.

5.Pola Data wystawienia, Data sprzedaży, Sposób płatności oraz Termin płatności uzupełniane są wartościami domyślnymi analogicznie jak przy ręcznej rejestracji faktury. Możesz je edytować.

6.Opcjonalnie wprowadź notatkę w polu Adnotacja do faktury,

7.W polu Status pozostaw domyślną wartość Nowa.

8.Zapisz zmiany klikając Zapisz.

 

Po zapisaniu zmian prezentowany jest widok szczegółów faktury składający się z następujących zakładek:

•Podsumowanie

Zakładka zawiera podstawowe informacje dotyczące faktury, nabywcy oraz pozycji na fakturze (rat). W sekcji Informacje o fakturze zobaczysz także takie pola jak Suma wpłat oraz Suma prowizji na fakturze.

 

05o

Suma wpłat to suma kwot rat dodanych do faktury. Natomiast Suma prowizji to suma kwot wszystkich prowizji z rat dodanych do faktury.

 

W sekcji Polisy dla faktur generowanych z poziomu rozliczenia prowizyjnego, System automatycznie uzupełnia listę pozycji o wszystkie raty powiązane z wpłatami z rozliczenia, które użytkownik oznaczył jako podstawa do wygenerowania faktury, a następnie kliknął Generuj fakturę. Dla faktur rejestrowanych ręcznie w Systemie, dodanie pozycji do faktury odbywa się ręcznie przez użytkownika.

Uzupełnianie zakresu faktury zarówno dla faktur zarejestrowanych ręcznie jak i automatycznie o nowe pozycje odbywa się klikając w przycisk:

•Dodaj ratę – możliwość wyboru raty z Systemu,

•Dodaj pozycję – możliwość wprowadzenia ręcznej pozycji raty niezarejestrowanej w Systemie (dodana w ten sposób pozycja będzie obsługiwana na fakturze jak zwykła rata).

 

Kliknięcie w przycisk Dodaj ratę powoduje wyświetlenie się listy wszystkich rat z Systemu dla wskazanego w fakturze TU, które posiadają status:

•Opłacona i nie znajdują się na żadnej innej fakturze w Systemie,

•Nieopłacona, ale z salda raty wynika, że została częściowo opłacona.

 

09r

Do faktury można dodawać tylko pozycje rat w statusie Opłacona. Raty częściowo opłacone w statusie Nieopłacona można dołączyć do faktury po uprzednim ich rozdzieleniu na część opłaconą i nieopłaconą – więcej informacji w rozdziale Obsługa rat częściowo opłaconych.

 

05o

Możesz uwzględnić dowolną liczbę rat, zaznaczając checkboxy przy ratach, które mają się znaleźć na fakturze, a następnie kliknąć Wybierz.

 

05o

Dodatkowo z poziomu listy wszystkich rat podpiętych do faktury można zmienić ich status (przycisk Zmień status)

 

 

•Dane

Zakładka zawiera informacje, które zostały wprowadzone w trakcie rejestracji faktury i umożliwia ich edycję, a w szczególności wprowadzenie Daty opłacenia faktury, która jest wykorzystywana w obsłudze rozliczeń prowizyjnych.

 

05o

W przypadku faktur zarejestrowanych automatycznie z poziomu rozliczenia pole Nabywca jest zablokowane do edycji.

 

W systemie wyróżniamy trzy statusy faktur: Nowa, Wysłana oraz Opłacona. Domyślną wartością dla nowo zarejestrowanej faktury jest status Nowa. W momencie ustawienia statusu faktury na Opłacona obowiązkowym do uzupełnienia staje się pole Data opłacenia faktury.

Na podstawie daty w polu Data opłacenia faktury prowizyjnej System automatycznie ustawia tę samą datę w polu:

•Data rozliczenia na szczegółach zarejestrowanych rat w Systemie, które trafiły na fakturę oraz zmienia status tych rat na Rozliczona z TU.

 

05o

Data opłacenia faktury prowizyjnej jest wprowadzana przez użytkownika w procesie rejestracji faktury i zmianie jej statusu na Opłacona.

 

•Załączniki

Zakładka umożliwia rejestrowanie załączników, np. załączników do faktury lub faktur w elektronicznej wersji. Poprzez kliknięcie Generuj dokument można wygenerować dokument faktury według wybranego szablonu. Wygenerowany dokument można również wprowadzić do systemu. Więcej informacji na temat generowania szablonów dokumentów w rozdziale: Szablony dokumentów.

 

05o

Dodając nowy załącznik możesz wprowadzić komentarz opisujący zawartość pliku oraz wskazać typ dokumentu. Wprowadzone załączniki można pobierać, edytować oraz usuwać. Załączniki mogą mieć następujące rozszerzenia: jpg, jpeg, jfif, jpe, tif, tiff, png, docx, xls, xlsx, xlsm ppt, pptx, ppsx, pdf, rtf, pps, doc, rar, zip, msg.

Zaznaczenie pola Widoczny w SelfService spowoduje, że dany plik będzie widoczny w Portalu klienta.  Więcej informacji na temat opcji pracy z załącznikami w rozdziale: Praca z aplikacją.